چرا نرم افزار انبارداری و فروش باید با نرم‌افزار حسابداری یکپارچه باشند؟

قبل از رواج نرم افزار انبارداری و فروش در قالب نرم افزارهای یکپارچه تحت وب برای پوشش هر یک از فرآیندهای سازمانی از یک برنامه یا سیستم استفاده می‌شد. به تدریج پیشرفت محسوسی در مکانیزاسیون ساختارهای اداری و سازمانی ایجاد شد. توسعه سریع تکنولوژی موجب شد تا این سیستم‌ها به ویژه در سازمان‌های بزرگ، عمر چندانی نداشته و جای خود را به سیستم‌های یکپارچه بدهند.

هزینه زیاد و لزوم بکارگیری گسترده نیروی انسانی برای بکارگیری این سیستم‌ها و عدم امکان گزارش‌گیری سریع و … از جمله عواملی بود که موجب شد به مرور زمان از سیستم های مکانیزه و یکپارچه استقبال بیشتری شود.

در سیستم‌های یکپارچه‌، هر نرم افزار از چندین زیرسیستم تشکیل می‌شود. هر یک از این زیرسیستم‌ها قابلیت ارائه خروجی مجزا و خروجی مرتبط با سایر زیرسیستم‌ها را دارند. همین ویژگی موجب شد سیستم‌های یکپارچه یا جامع، بهترین جانشین برای سیستم‌های جزیره‌ای باشند.

 از آنجا که سیستم یکپارچه انبارداری و فروش معمولاً از بانک‌های اطلاعاتی مختلفی تشکیل می‌شود هر سیستم، امکان استفاده و خوانش اطلاعات از زیرسیستم‌های دیگر را نیز داراست. مثلا نرم افزار حسابداری معمولاً سیستمی یکپارچه‌است که از بخش‌های مختلفی مانند زیرسیستم انبار، فروش، خزانه‌داری، حسابداری و … تشکیل شده‌است. هر یک از این زیرسیستم‌ها علاوه بر پوشش فرآیندها، قابلیت گزارش‌‌گیری و ارائه اطلاعات تجمیعی از هر بخش را دارا هستند.

مزایای سیستم های یکپارچه انبارداری و فروش

نرم افزار انبارداری و فروش در یک سیستم یکپارچه عامل موفقیت برای هر شرکت است. این نرم افزار تجمیع اطلاعات را ممکن می‌کند و خطاها و اشتباهات کاربران را کاهش می‌دهد. به این ترتیب گردش داخلی امور در سازمان‌ها تسریع شده و به آنها اثربخشی و پویایی، می‌دهد.

یکپارچگی نرم‌افزارهای سازمانی را می‌توان ابزار قابل اعتماد مدیران سازمانی دانست؛ چون اطلاعات دقیق این ابزارها می‌تواند تضمین‌کننده موفقیت تصمیم‌گیری‌ها و استراتژی‌های راهبردی مدیران، باشد.

 از ویژگی‌های نرم افزار یکپارچه انبارداری و فروش می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• کاربری آسان: استقرار سیستم‌های یکپارچه معمولاً با یک ساختار مشابه صورت می‌گیرند و کاربری آنها بسیار ساده است. کاربر با ورود به یک نرم افزار مشخص می‌تواند تمامی کارهای اداری خود را انجام دهد.
• صرفه‌جویی در سرمایه‌ها: با توجه به مشترک بودن بسیاری از اطلاعات در زیرسیستم‌ها، ورودی اطلاعات به نرم‌افزار کاهش می‌یابد و به تبع آن از صرف هزینه، زمان و نیروی انسانی بیشتر نیز کاسته می‌شود. ضمن اینکه خرید و یک سیستم واحد به همراه خدمات پشتیبانی آن حتما هزینه کمتری نسبت به تهیه چندین سیستم جدا از هم دارد.
• پشتیبانی کارآمد و سریع: نرم‌افزارهای یکپارچه معمولا توسط یک شرکت طراحی و فروخته می‌شوند بنابراین استفاده از دانش فنی یک شرکت بسیار ساده‌تر، ارزانتر و سریعتر از ارتباط با شرکت‌های مختلف، خواهدبود.

تاثیر نرم افزار انبارداری و فروش یکپارچه بر درآمد شرکت

 در بازارهای امروز، دسترسی مداوم مشتریان به اطلاعات فروشگاه‌های آنلاین موجب شده تا از جزییات کامل محصولات در بازار آگاه باشند. آنها در لحظه از میزان موجودی محصولات مورد نظرشان و اینکه در انبار کدام فروشگاه موجود است، اطلاع دارند و شفاف و دقیق می‌دانند چه زمانی محصول مورد نظرشان را دریافت می‌کنند. در چنین شرایطی بدون شک، یکپارچگی نرم‌افزارها روی افزایش فروش تاثیر مستقیم دارد.

اگر یکپارچگی سازمانی بین سیستم های فروش و انبارداری و نرم افزار حسابداری انبار شرکت وجود نداشته باشد اولین تاثیر ناخوشایند آن را می‌توان در کاهش تجربه مفید مشتریان مشاهده کرد.

با استفاده از نرم افزار یکپارچه انبارداری و فروش رقابت در بازار حفظ می‌شود و پاسخ به نیاز مشتریان با کیفیت بهتری انجام می شود. نرم افزار انبارداری و فروش امکان تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات را با کمترین میزان خطا به همراه دارد و از این طریق شرکت‌ها می‌توانند سرویس بهتری را به مشتریان خود ارائه کنند.

ارتباط سیستم انبارداری با نرم افزارهای مالی و اداری

راهکارهای یکپارچه علاوه بر داشتن قابلیت‌های کاربردی نقش مهمی را در تجزیه و تحلیل در زمینه‌های حسابداری و امور مالی برعهده دارند. آنها به کاربر کمک می‌کنند تا اموری مثل رسیدگی، کنترل، نظارت و تهیه‌ گزارش آسان‌تر و با سرعت بیشتر انجام و ارائه دهند.

این کاربردها در زمینه‌های انبار و دارایی‌ها، حساب‌‌های بانکی و صندوق‌ها، مخارج و هزینه‌ها و تهیه‌گزارش از صورت‌های مالی نیز به کمک سازمان‌ها می‌آیند؛ چراکه برای کنترل دقیق نحوه مصرف و نیاز بازار، یکپارچگی کامل با مجموعه نرم‌افزارهای مالی، اداری و پشتیبانی و کلیه واحدهای سازمان به یک ضرورت انکارناپذیر بدل می‌شود.

 اهمیت و مزایای نرم‌افزار جامع و یکپارچه انبارداری

به دلیل وابستگی اطلاعاتی که انبار با سایر واحدهای سازمان دارد با یک نرم‌افزار جزیره‌ای، امکان برآوردن همه نیازهای سازمانی وجود ندارد. برخی از مدیران برای پاسخ به این نیاز دست به انتخاب نرم‌افزار انبارداری برای حل فوری مشکل می‌زنند که این موضوع تنها درمانی عجولانه است و نمی‌تواند تمام نیازهای سازمان را پوشش دهد. یکپارچگی انبار با سایر نرم‌افزارهای سازمان دوباره‌کاری‌ها را به‌شدت در سازمان کاهش می دهد و موجب تسریع ارائه گزارشات مدیریتی می شود.

 مزایای ایجاد یک نرم‌افزار انبارداری یکپارچه با سایر نرم‌افزارها

• کنترل و نظارت دقیق موجودی انبار
• جلوگیری از افزایش بیش‌از حد تعیین‌شده کالاها در انبار
• دریافت، استقرار، حفاظت از کالاها و دسترسی آسان به آنها در انبار
• ارائه اطلاعات میزان موجودی‌ها و مصارف کالاها
• جلوگیری از راکد شدن سرمایه در اثر خرید مازاد
• ارائه اطلاعات به سایر واحدها و بخش‌های سازمانی
• امکان گزارش‌گیری‌های مالی
• بهبود تصمیم‌گیری
• کاهش زمان ثبت و نگهداری اطلاعات